CoreX ist das interne Portal für alle Mitarbeiter-Workflows: Tickets, Hosting, 3CX-Verwaltung, Einkauf, Sales, Backoffice, Personal-Themen.

Login

Per Single-Sign-on über Authentik. Wenn du auf das Admin-Portal zugreifen kannst, funktioniert auch CoreX – beide nutzen die gleichen Zugangsdaten und teilen den Token.

Navigation

• Sidebar links: collapsible (Pfeil oben rechts in der Sidebar)
• Schnellzugriff: Dashboard, Quicklinks, Ticketsystem, KI-Chat ganz oben
• Akkordeons nach Bereich: Sales, 3CX, PBX, Einkauf, Backoffice, Technik, Marketing, Personal
• Footer: Wissensdatenbank, Einstellungen, Hilfe, Admin Portal, Logout

Permissions

Sichtbar ist immer nur, was deine Rolle freigeschaltet hat. Wenn ein Punkt fehlt: beim Admin nachfragen, der die Permission über die Rollenverwaltung im Admin-Portal aktiviert.

Direkter Zammad-Zugriff aus CoreX. Tickets werden gefiltert, beantwortet und mit Auftragsnummern verknüpft – ohne in Zammad selbst wechseln zu müssen.

Filter

• Multi-Gruppe: mehrere Gruppen gleichzeitig wählen (ODER-Verknüpfung)
• Multi-Status: offene + neu + warten kombinierbar
• Besitzer: per Dropdown direkt am Ticket umsetzen
• Auftragsnummer: Eingabefeld pro Ticket – wird als Custom-Field gespeichert

Antworten schreiben

1. Ticket öffnen → Antwort-Editor erscheint unten
2. An / CC / BCC anpassen wenn nötig
3. Anhänge per Drag-&-Drop
4. „Senden" – Mail geht raus, Ticket wird auf gewählten Status gesetzt

Interne Notiz

Statt „Senden" wählen: type=note, internal=true. Die Notiz ist nur intern sichtbar (kein Mail-Versand).

Zeiterfassung

Pro Ticket-Aktion lassen sich Minuten erfassen. Die Werte fließen in die monatliche Ticket-Verrechnung (Backoffice → Ticket-Verrechnung).

KI-Vorschlag

Button „KI-Vorschlag" am Ticket öffnet einen Assistent-Chat. Die KI durchsucht 3CX-Doku, 3CX-Blog, eigene Wissensartikel und gelöste Tickets, und schlägt eine Antwort vor.

Eigene Wissensbasis + KI-Support-Agent. Quellen: 3CX-Doku, 3CX-Blog, eigene Artikel, gelöste Tickets.

KI-Chat

• Modell: qwen3:8b (lokal via Ollama)
• Embedding: nomic-embed-text
• RAG über die 4 Quellen, Antworten mit Quellenangabe

Wissensdatenbank pflegen

Im Footer „Wissensdatenbank" → eigene Artikel anlegen oder bestehende editieren. Nach dem Speichern werden die Embeddings im Hintergrund neu erstellt – die KI nutzt sie sofort.

IT Skope

Übersicht der laufenden Vertriebsprojekte mit Phasen. Filter nach Verantwortlicher, Phase, Wahrscheinlichkeit. Klick auf eine Zeile öffnet Detail-Modal mit Notizen.

Sonderposten

Aktionen + Promo-Pakete. Hier können Aktionen für den Vertrieb angelegt werden, die später im Webshop oder in BC-Angeboten referenziert werden.

Zielverfolgung

Quartalsziele pro Mitarbeiter. KPIs werden aus BC-Aufträgen + Tickets gezogen.

BBG (Business-Buying-Guide)

Sammlung der wichtigsten Verkaufsdaten – Bundles, Dummy-Configs, Standard-Antworten.

3CX Partner-Liste

Alle Partner mit ihren Lizenzen, Editionen, Ablaufdaten. Filter nach Edition, Auslauf in 30/60/90 Tagen.

Lizenzabfrage

Lizenzschlüssel oder Domain eingeben → ruft die 3CX-API ab und zeigt: Edition, Simultaneous Calls, Ablaufdatum, Partner. 3CX API Limit: 60 Requests/Min.– das Tool macht automatisches Throttling.

Ablaufende Keys

Liste aller Lizenzen, die innerhalb 30/60/90 Tagen ablaufen. Direkt-Aktion „Renewal anstoßen" startet den 3-Schritt-Workflow:

1. Hosting anstoßen → Renewal-Check mit gewähltem Datum
2. Aufträge erstellen → BC-Auftrag wird angelegt
3. 3CX-Bestellung auslösen → 3CX-API-Call mit der Auftragsnummer

PBX (Yeastar)

Analog zu 3CX, aber gegen das Yeastar Partner Portal. Eigene Partner-IDs, eigenes Lizenzformat. Workflow gleich strukturiert.

Witter

Direkter Zugriff auf den Witter-Einkaufskatalog (PostgreSQL extern). Filter nach Marke, Suchbegriff, Verfügbarkeit. Excel-Export pro Filter.

Preisfindung

Multi-Provider-Preisvergleich für eine Artikelnummer. Vergleicht Witter mit Ingram + EK-Preisen. Ergebnis: Best-Preis-Empfehlung und prozentualer Vergleich.

Ingram Micro

Workato MCP Server-Integration mit 16 Tools, 7 Tabs:

• Produkte: Suche per SKU/EAN, Datenblätter
• Verfügbarkeit: Live-Bestand pro Lager
• Preise: Listenpreis + Konditionen
• Aufträge: aktive Bestellungen, Status, Tracking
• Deals: Sonderkonditionen-Anfragen
• Rechnungen: Ingram-Rechnungen + Positionen
• Statements: Kontoauszug

Bei großen Ergebnismengen automatische Pagination – „Weiter"-Button am Ende der Liste.

Bestell-Import (PDF / Mail → BC)

Eingehende Kundenbestellungen werden per PDF-Drag-Drop oder per Mail-Ingest (n8n / O365) entgegengenommen. Ollama erkennt Kunde, Artikel und Menge, der Mensch prüft, bestätigt – n8n legt den BC-Auftrag an.

Lager-Regeln

Pro Kunde lassen sich Regeln definieren, welches BC-Lager (HAUPTLAGER / PROJEKT / …) bei welcher Brand / Item-Group herangezogen wird. Greift automatisch beim Save eines Bestell-Imports, kann pro Position überschrieben werden.

Mappings

Unter Bestell-Import → Mappings gibt es zwei Tabs:

• Artikel-Mappings – wird automatisch beim Speichern eines Bestell-Imports gefüllt: pro Kunde + Customer-Artikelnummer wird der Mapping auf die BC-Art-Nr gespeichert. Beim nächsten Mal wird die Position automatisch erkannt.
• Kunden-Mappings – manuell gepflegt. Pro Eintrag: ein Kunde + 1..n Text-Patterns die alleim PDF-Volltext vorkommen müssen, damit der Kunde automatisch zugewiesen wird. Sinnvoll bei Kunden ohne UID im PDF oder wenn mehrere Stamm-Kunden den gleichen Namen tragen (Disambiguierung über Adresse/Kreditoren-Nr). Mit dem „Text testen"-Button kann ein PDF-Volltext geprüft werden, ohne ein PDF hochzuladen.

Erkennungs-Reihenfolge: Customer-Mapping (manuell) → Customer-Alias (auto-gelernt: VAT/Email/Domain/Name) → UID-Direkt-Match → E-Mail-Domain → Fuzzy-Name.

Einkaufs-Import (Ingram-Projekte → BC-Einkaufsrahmenbestellung)

Distri-Projekt-Mails (XLSX-Angebote von Ingram) gehen ans dedizierte Postfach projects@headon.at; n8n triggert automatisch den Portal-Webhook. Pro XLSX wird ein Job angelegt, das XLSX gelesen (Quote-Nr, Projekt-Nr, End-Kunde, Positionen mit Vendor-SKU + EK-Preis), Mensch prueft + bestaetigt – n8n legt eine Blanket Purchase Order in BC an.

Vendor-Mappings

Pro Lieferant + Vendor-Part-Nr (Ingram-SKU oder Hersteller-SKU) → BC-Item-Nr. Wird automatisch beim Save eines Einkaufs-Imports gefuellt; beim naechsten Job greift das Mapping sofort. Falsch gemappte Eintraege koennen unterEinkaufs-Import → Vendor-Mappings geloescht werden.

Setup

AppSetting BC_INGRAM_VENDOR_NUMBER mit der BC-Lieferanten-Nr von Ingram befuellen. ENV: N8N_COREX_PURCHASE_IMPORT_WEBHOOK_URL + N8N_WEBHOOK_SECRET (gleicher Shared-Secret wie beim Bestell-Import). Der Setup-Banner auf der Liste-Page zeigt fehlende Konfiguration.

eBilling

Sammelrechnungs-Vorbereitung. Aktive Abos mit fälligen Rechnungen werden gruppiert, PDF-Druck pro Kunde.

Ticket-Verrechnung

Monatlich: Ticketzeiten aus Zammad sammeln, pro Kunde aggregieren, BC-Auftrag erstellen.

1. Monat wählen (Default: vergangener Monat)
2. „Snapshot erstellen" – aggregiert alle Ticketzeiten
3. Review im UI: Ticket-Anzahl, Minuten, Kundenanzahl, pro-Agent-Aufschlüsselung
4. „Aufträge erstellen" → ruft den n8n-Webhook der pro Kunde einen BC-Auftrag anlegt

Service-Verträge

Übersicht aller laufenden Wartungs-/Serviceverträge mit Restlaufzeit + Renewal-Status.

3CX-Hosting-Verlängerungen

Liste der nächsten 3CX-Hosting-Renewals. Workflow analog zu 3CX-Renewals (3 Schritte).

DPD

Sendungsübersicht. Eingehend (für RMAs) + ausgehend (für Webshop-Bestellungen). Status-Tracking automatisch via n8n-Sync.

Hosting (Backoffice-Sicht)

Eingeschränkte Hosting-Ansicht ohne Technik-Aktionen: Suche + Filter + Tabelle + Details (read-only). Lizenz, Abrechnungsfristen, Bemerkungen sichtbar – aber keine Power-Aktionen, kein Login.

Zwei Ansichten je nach Permission:

Hosting (Technik) – /hosting

• Voller Zugriff: Login per One-Click in das gehostete System
• Default-Inseln + Abrechnungszeitraum konfigurierbar
• Edit-Modus für alle Felder
• Detail: Admin-Zugang (Passwörter), vCenter-VM-Daten (Power, Disks, NICs)
• Power-Aktionen (Start/Stop) direkt aus dem Detail

Hosting (Backoffice) – /backoffice-hosting

Lesemodus für Backoffice-Mitarbeiter. Kein Login, keine Power-Aktionen, keine Passwörter. Sichtbar: Lizenz, Abrechnung, Bemerkungen.

Permissions

• nav.corex.hosting für die Technik-Ansicht
• nav.corex.backoffice_hosting für die Backoffice-Ansicht

Cloudflare-DNS-Records als CRUD über das Cloudflare Global API. Multi-Domain-Support.

Neuer FQDN-Eintrag

1. Domain auswählen (Dropdown – die im Cloudflare-Account vorhandenen Zonen)
2. Subdomain eingeben → FQDN-Suggest schlägt verfügbare Varianten vor (firma-1, firma-it …)
3. IP / CNAME-Ziel eingeben
4. Speichern → Cloudflare-API legt Record an

Bestehende Records

Tabelle mit Filter nach Domain. Inline-Edit für IP/Target. Löschen mit Confirm-Dialog.

Provisionsabrechnung

Pro Mitarbeiter monatliche Aufschlüsselung der Provisionen aus BC-Aufträgen + Sales-Bonus-Regeln. Excel-Export.

Abwesenheiten

OrangeHRM-Daten via API. Liste der genehmigten + ausstehenden Abwesenheiten, gruppiert nach Mitarbeiter und Monat.

Urlaubskonto

Saldo pro Mitarbeiter (Anspruch − Genommen − Geplant).

Mitarbeiterverzeichnis

Aktive Mitarbeiter mit Kontaktdaten, Rolle, Abteilung. Quelle: OrangeHRM.

Newsletter

Listmonk-Anbindung. Kampagnen anlegen, Empfänger-Segmente verwalten, Versand auslösen.

Blog

Kurzform der Website-Blog-Verwaltung – Posts ansehen, Drafts annehmen / freigeben. Vollständige Bearbeitung im Admin-Portal unter Website → Blog.